GF 2020

INFO om GENERALFORSAMLING
Søndag d. 20. september 2020 kl.10.00

Sted: Firmasport
Paludan-Müllers Vej 110
8200 Aarhus N.

Vil du have bilag på papir kan du hente dem ved bestyrelsen
 I kontortiden mandag d. 7.sept. eller den 14. sept. kl 18 – 20.
 Ved døde duer lørdag d. 12 sept. eller d. 19. sept. mellem kl. kl 13-17

17/9 2020: Med 3 dage til generalforsamlingen er alting ved at være på plads – og vi vil lige lave en update på forholdsregler der bliver taget i forhold til corona og hvad I selv skal være opmærksomme på.
Selvom smittetallene lige nu stiger, har det tilladte antal af forsamlede til møder, ikke ændret sig.
Vi har gjort alt hvad vi kan for at alle retningslinier bliver fulgt, og vi vil også opfordre jer meget til at I selv gør en indsats for også at overholde dem.
DET KAN DU SELV GØRE:
Bliv hjemme hvis du er syg eller sløj
Hold mindst 1 meters afstand også i køer.
Kom gerne i god tid så vi kan undgå mange mennesker ved indgangen
Vask og afsprit hænder ofte
Bær gerne mundbind – du kan få udleveret et til mødet hvis du ønsker det.
SÅDAN ER DET PLANLAGT
Vi har d.d. modtaget knap 50 tilmeldinger.
De allerfleste har fulgt vores henstilling om kun at komme én fra hver have. Med et mødelokale på 250 m2 betyder det at vi uden problemer, kan overholde afstandskravene på 1 m mellem stolene.
Har du ikke tilmeldt dig kan du sagtens komme alligevel. Der vil være plads nok til at opstille flere stole.
Generalforsamlingen starter kl. 10, men det vil være muligt at komme ind allerede fra kl. 9.15.
Kom meget gerne i god tid så vi undgår kødannelse. Vi laver afmærkning til kø. Vær også selv opmærksom på at holde afstand.
Der vil være udlevering af stemmesedler i sportshallen inden man går ind i mødelokalet.
I sportshallen vil der også blive serveret kaffe, te og vand og øl helt fra morgenstunden, som man kan nyde stående eller tage med til sin plads.
Alle der har med stemmesedler og servering at gøre vil bruge handsker.
Der vil være håndsprit hvor der kan være brug for det og vi udleverer mundbind til de der ønsker det .
Stolene bliver opstillet i rækker med front den samme vej. Min. afstand mellem hver person på 1 m.
Man skal tale fra sin plads, så man ikke skal bevæge sig rundt i lokalet. Der vil ikke være en mikrofon til rådighed, så vi undgår smittespredning den vej.
Vel mødt på søndag d. 20. Vi håber vi får et godt møde.


Indkaldelsen og bilag er sendt på mail til alle medlemmer med en mailadresse .
De medlemmer der ikke har en mailadresse har fået tilsendt indkaldelsen med brev .
Skulle du alligevel ikke have modtaget den hører vi meget gerne fra dig…..

TILMELDING TIL GENERALFORSAMLINGEN
Vi vil gerne have en tilmelding for at sikre at vi kan opfylde pladskravene.
Tilmeld dig meget gerne så hurtigt som muligt –der er ingen sidste frist, da tilmelding ikke er krævet for at komme til generalforsamlingen.
Vi henstiller til at der kun kommer 1 person fra hver have. Hver have har stadig to stemmer.
SÅDAN TILMELDER DU DIG
Tilmelding på sms: 30117804 – skriv have nummer og antal personer.
Tilmelding kan også afleveres i bestyrelsens postkasse, nr. 160 i dueslaget- skriv have nummer og antal personer


Denne GF er erstatning for den udsatte GF der var planlagt til d. 4-4- 2020.
Ved en alternativ afstemning afholdt den samme dag, blev regnskab og budget godkendt og forslag om opsparing til vand i frostfri dybde på 1000 kr, blev vedtaget 1. gang.
Der vil på GF 20-9-2020 blive en orientering og mulighed for at stille spørgsmål om disse punkter , men der vil kun være afstemning om forslag om opsparing (2. afstemning).


VIGTIGE DATOER
Senest d. 30. august kl 24 – indsendelse af forslag til afstemning på GF
Senest d. 6. september – udsendelse af alle bilag til GF
7. september kl 17-18 / have 80 – fyraftensmøde for de som kunne være interesserede i at opstille til bestyrelse, vurderingsudvalg eller revisor


CORONA! STATUS på forsamlinger d. 18-8-2020 er, at forsamlings-forbuddet stadig er på 100 personer. Dog kan der afholdes bl.a. generalforsamlinger med op til 500 personer, hvis deltagerne i det væsentligste sidder ned. Der må max. være 1 siddende deltager pr. 2 m2 gulvareal. I løbet af arrangementet kan der indtages kaffe eller lignende på sin plads eller stående.

DER VIL BLIVE TRUFFET FØLGENDE FORHOLDSREGLER:

  • Vi henstiller til at der kun kommer 1 person pr have. Hver have har stadig to stemmer. Kom gerne i god tid så vi kan undgå mange mennesker ved indgangen
  • Vi har reserveret et lokale på 250 m2, men med mulighed for at flytte til et lokale på 1100 m2 hvis vi bliver mere end 125 personer.
  • Man skal tale fra sin plads, så man ikke skal bevæge sig rundt i lokalet
  • Husk meget gerne at tilmelde dig, så vi ved hvor mange vi bliver.
  • Der bliver opstillet stole i rækker med front den samme vej. Min. afstand mellem hver person på 1 m.
  • Der vil være håndsprit til rådighed.
  • Der vil ikke være servering af morgenmad eller frokost – dog vil byde på kaffe, te, kage , øl og vand. Kaffe m.m. serveres i tilstødende lokale, så det kan indtages stående med afstand.
  • Der vil være OBS på situationer hvor der kan opstå kødannelse. Vær også selv opmærksom på at holde afstand.

DET KAN DU SELV GØRE:

  • Bliv hjemme hvis du er syg eller sløj
  • Hold mindst 1 meters afstand
  • Respekter afstand ved kødannelser
  • Kom gerne i god tid så vi kan undgå mange mennesker ved indgangen
  • Vask og afsprit hænder ofte
  • Bær gerne mundbind.

OPSTILLING TIL BESTYRELSE, VURDERINGSUDVALG eller REVISOR
På generalforsamlingen i år er følgende på valg:
Formand og 2 bestyrelsesmedlemmer. Alle for 2 år
3 bestyrelsessuppleanter for 1 år.
2 interne revisorer én for 1 år og én for 2 år + 2 revisorsuppleanter for 1 år
1 medlem og 1 suppleant til vurderingsudvalget begge for 3 år

Bestyrelsens dygtige referent er på valg og genopstiller ikke
Det er ikke et krav at du skal overtage opgaven hvis du vælges til bestyrelsen, men er du god til at skrive referater så overvej om det kunne være noget for dig at opstille.

I 2021 skal vi have ny kasserer – tænker du allerede nu at det kunne være en opgave du kunne påtage dig, så stil meget gerne op på valg – evt. som suppleant – så du allerede fra i år kan blive sat ind i arbejdet.
Kolonihaveforbundet har kassererkurser som du evt. kan deltage i.

Som suppleant i både bestyrelse og vurderingsudvalg – er der gode muligheder for at deltage i arbejdet. Som suppleant kan du finde ud af, om du senere har lyst til at stille op til fast medlem af bestyrelse eller vurderingsudvalg.

Ingen af vores interne revisorer ønsker at fortætte.
Vi er igang med at revidere revisornes opgaver og du kan være med til at påvirke dette.
Hvis det er muligt , vil vi meget gerne sende dig på kolonihaveforbundets revisorkursus.

FYRAFTENSMØDE OM ARBEJDET i BESTYRELSEN, VURDERINGSUDVALGET og INTERN REVISION.
Mandag d. 7. september / kl. 17-18 / Have 80 / Alle interesserede

Vil du gerne vide mere om hvad det indebærer at være med i bestyrelsen , i vurderingsudvalget eller være intern revisor ??- Inden generalforsamlingen vil vi gerne fortælle om bestyrelsens og vurderingsudvalgets arbejde og hvad man kan forvente hvis man overvejer at være med– f.eks. arbejdsopgaver, møder, tidforbrug, ansvarsområder, kurser m.m..
Er du bare en lille smule interesseret – så kom og få en introduktion


FORSLAG TIL AFSTEMNING
Har du et forslag du gerne vil stille til generalforsamlingen?
Forslag der ønskes behandlet, kræver forslagsstillerens tilstedeværelse.
Se i vejledningen hvordan du stiller gode forslag


RESULTATET AF AFSTEMNINGEN 4-4-2020

Da vi var nødt til at udsætte generalforsamlingen d. 4. 4. 2020 på grund af den aktuelle situation med Corona-virus, afholdt vi I stedet en skriftlig afstemning samme dag

Der blev afstemt om

  1. godkendelser af regnskab 2019
  2. godkendelse af budget 2020 og
  3. forslag om yderligere opsparing til vand i frostfri dybde

Indkaldelsen til afstemning med alle bilag . incl forslag om opsparing til vand i frostfri dybde. Indkaldelse til afstemning 4-4-2020 incl bilag
Revisors regnskab HF Marienlyst 2019


41 have mødte frem og afgav stemme.
Da hver have har 2 stemmer blev der ialt afgivet 82 stemmer.
Bestyrelsen betragter det som repræsentativt, da det svarer til gennemsnittet af fremmødte haver på foreningens generalforsamlinger2015-2019 på 41,6 haver.
Stemmetællere var Lisa, have 9 og Tarik, have 175.


RESULTATET AF AFSTEMNINGEN ER

  • Godkendelser af regnskab 2019
  • Ja:                              78 stemmer
  • Nej :                          0 stemmer
  • Blank:                       4 stemmer
    I alt                           82 stemmer
    Regnskabet 2019 er godkendt

  • Godkendelse af budget 2020
  • Ja: 72 stemmer
  • Nej :                          0 stemmer
  • Blank:                       10 stemmer
    I alt                           82 stemmer
    Budgettet 2020 er godkendt.*

    Note*: For medlemmerne betyder det at en haveleje på  kr. 4600 er godkendt.
    Havelejen opkræves med kr. 2300 d. 1-7-2020 og kr 2300 d. 1-1- 2021

  • Godkendelse af forslag om yderligere opsparing til vand i frostfri dybde
  • Ja:                              70 stemmer
  • Nej :                          4 stemmer
  • Blank:                       8 stemmer
    I alt                           82 stemmer
    Der var mere end 2/3 flertal for forslaget  –  men forslaget  er ikke endeligt  vedtaget*

Note:*: Dette er et forslag om et ekstraordinært indskud
En endelig vedtagelse krævede at mindst 2/3 af de udlejede haver afgav stemmer, og at 2/3 af de afgivne stemmer gik ind for forslaget.
Da fremmødet ikke var tilstrækkeligt stort, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer har
stemt for forslaget, vil forslaget blive fremsat igen når vi kan afholde en ordinær generalforsamling.
Her kan forslaget endeligt vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer, uanset antallet af fremmødte.