Bestyrelsesmøder

Langt – Kort referat Bestyrelsesmøde 30-9-2020

Første møde efter generalforsamlingen – Velkommen til nye suppleanter
Suppleanter er valgt for ét år men på grund af udskydelsen af GF, er deres poster på valg allerede til næste GF i foråret. Vi har ikke fået valgt en suppleant 1- 2 og 3. For fremtiden skal vi fortage skriftlig afstemning selvom der kun er tre der stiller op så vi kan få bestemt nummerorden.
Sidsel informerede jvf. forretningsordenen om bestyrelsens opgaver, retningslinier og pligter, suppleanters ret til at deltage i bestyrelsesmøder med taleret – men uden stemmeret, tavshedspligt omkring hvad der fås kendskab til på bestyrelsesmøder, udvidet tavhedspligt omkring personsager.
Suppleanter kan varetage ansvarsområder…
Vi piller på nuværende tidspunkt ikke ved ansvarsområder da vi er ved at slutte sæsonen.

Bestyrelsens forretningsorden
Gennemgået – Vi besluttede at tilføje nogle punkter  til forretningsordenen ang. Beskyttelse af personfølsomme oplysninger: og kontinuerlig deltagelse i møder

Generalforsamlingen – løst og fast
Lokaler, pris og arrangement – Vi er tilfredse, specielt er vi tilfredse med at vi ikke skulle slæbe, sætte stole og borde op og væk, gøre rent eller andet. Bestemt en oplagt mulighed en anden gang.
Corona – det var let at følge retningslinjerne på stedet og vi havde gjort hvad vi skulle
dirigenten –Gjorde et godt job med at styre tropperne .Vi kan godt lide ham og vil gerne bruge ham igen
deltagelse – 34 haver deltog – en anelse under gennemsnittet på 41 haver. Flere blev væk på trods af tilmelding – pga. corona?
stemningen – var generelt fjendtlig og vi sad alle med en ubehagelig følelse af at vi skulle forsvare os overfor forskellige holdninger og påstande Det var dog også vores opfattelse at det flere gang var på misforstået eller misinformeret grundlag. Noget kritik var vi forberedt på Andet kom helt bag på os.
Dialog – Som konsekvens af stemningen kom vi indimellem til at lave ikke gennemtænke svar på ”angreb” – dvs. vi ikke nåede ind til kernen af ”anklagen” og kunne levere et mere relevant og rigtigt svar. Vi skal for fremtiden være mere opmærksomme på at indgå i dialog og spørge ind til baggrund og begrundelse for spørgsmål, anklager eller påstande så vi kan komme med korrekte og passende svar. Dialog ønskes.
Beretningen – Meget få havde læst beretningen (2) mange spørgsmål ville kunne have været besvaret hvis beretningen havde været læst. De oplæg til dialog og debat vi havde lagt op til føltes umulige at gennemføre. Konsekvens? Vi kan kun opfordre til at folk læser beretningen, men må gå ud fra at de ikke har.

Referat fra generalforsamlingen / foreløbig version
Godkendt med få rettelse

Fokuspunkter fra GF
Diskussionen på GF var indimellem præget af misforståelser af hvad der tidligere er besluttet, rygter og antagelser. Vi laver et tillæg til referatet hvor vi retter misforståelser – da der allerede kører flere forkerte rygter i foreningen, som ikke blev tydeligt modbevist eller tilbagevist på GF.
Skal fremstå som opklarende info til både de der deltog og de der ikke gjorde – ikke debatindlæg da GF er overstået.

Den skal omhandle følgende:

  • Ang. bevaringsværdige træer Have 80
  • Dræn – arbejde lavet for 5-6 år siden?
  • Penge brugt på veje – forskellige beløb figurer i referatet nogle er ikke korrekte f.x 100.000 – forklaring på brug af 60.000 sidste år
  • Adgang til haverne ved havevandring
  • Hvilke forslag kan behandles på GF ?

Derudover skal der følges op  på:

  • Kloakering – referat Taget til efterretning. Vi offentliggør referatet som det er – vi gør ikke mere nu udover at….
  • Vi tager kontakt til foreninger der har finansieret og stået for projektet selv for at få deres erfaringer. Rygtet siger at de har fået det for 70.000 pr have i modsætning til 111.000 pr have som p.t. er kommunernes bud. Til genegæld står de også selv med ansvaret og projektledelsen.
  • Nye ordensregler : Sidsel indfører i ordensreglerne og udsender ny version sammen med referatet
  • finansiering af vand i frostfri dybde – overslag over ca. pris, banklån, opsparing
    Priser fra andre foreninger ligger på mellem 11.000 og 17.000 – med det forbehold er det er meget forskelligt hvad og hvordan de har fået det lavet.
  • Kun én intern revisor  !! + Formulering af revisors opgaver Balder og Sidsel sætter sig sammen med revisor og konsulent og laver en plan for intern revision. Der kan vælges en revisor mere ved næste GF
  • Ang skiltning ved indkørslen til haveforeningenVi er enige om at ny større skiltning ikke er løsningen – vi kontakter kommunen for at høre om man kan få dobbelt optrukne striber og evt. nedsat hastighed på stykket der er farligt.
  • Udvalg som vil kigge på veje, parkering og lign, og komme med et forslag som helhed. Oplæg til udvalg – hvad skal der undersøges?
    Der laves et  oplæg til indkaldelse af udvalg – desværre druknede den del på GF der skulle være inder evt. vi inviterer på anden måde
  • Vand og afløb i have 80 – mulige løsninger og priser. Tilslutning til samletank/ faskine

Havevandring opsamling
Muligheder for indsats i forhold til gentagne problemhaver?
Vi diskuterede mest mulighed for sanktioner over for de der ikke lugede og klippede.
Påkrav gives mest for at få folk til at tage sig sammen for at undgå at betale – pengene indgår i foreningen. Det virker ikke på de gentagne syndere.
Det er vigtigt at holde hækken fordi det ødelægger hækken (der er foreningens) og det er synd for naboerne at de skal slås med naboens ukrudt.
Vi diskuterede muligheden for at bruge påkrav til gartner – men det er ”uretfærdigt” i forhold til de der gør det selv. Indbetalte beløb vil formentlig ikke kunne dække gartnerudgifter.
Der var forslag man kunne lave et arbejdshold man som lejer kunne henvende sig til hvis man ville betale sig fra det. Det skulle i så fald være uden om foreningen.
• Vi besluttede at vi vil prøve for fremtiden at kontakt folk personligt hvis de ikke har liget 3 gange i træk for at høre hvad der sker.
Vi bør overveje hvordan man takler situationer hvor (ellers sunde) hække ikke bliver klippet og deciderede usunde hække.

Have 80
Der bliver arbejdsdag i have 80 d. 11-okt sammen med arbejdsdag + d. 23 eller 24 oktober i en lidt længere tidsrum – fokus er hovedsageligt udendørs arbejde .
Vi tænke i arbejdsopgaver der tager ca 2 timer der skal færdiggøres så vi ikke står med halvfærdigt arbejde.

Måneden der kommer

  • Arbejdsdag 11. oktober  – sidste arbejdsdag i år – der skal luges, have 80, + andre småopgaver
  • Container – i efterårsferien – kører
  • Sæsonslut – lørdag d. 31. oktober – vi brænder bål af. Ikke et arrangement.
  • Vandlukning – hold –

Evt
Info om byggesager sagsbehandling kredsen
Der er byggesager med dispensation der har ligget i kredsen i flere måneder – 5 er indsendt nu. 3 sager er forsvundet.
Kredsen mener at vi ikke må tilkalde dem til byggesyn før vi nærmest selv har godkendt huset. Vi har skrevet mail til dem om at det er dem der er myndighed og at det ikke kan være miningen at vi skal gøre alt arbejdet hele vejen gennem processen fra tegninger til godkendelse.

Ris og ros og shitstorm på facebook
Vi er glade for at der er nogen der  bakker os op – det var tiltrængt efter en masse  modvind.

Der er kommet rigtig mange grene på festpladsen – flere end vi nok lige gik og regnede med. Vi skal finde en løsning på at undgå store uoverskuelige bunker…. Men vi har sparet mange penge på at have fået det kørt væk.


Kort referat BESTYRELSESMØDE 25-8-2020

  1. Sommerfest – evaluering
    Eftermiddagsprogrammet var fint –
    hatteteater rigtig godt til børn og familier. Artist har andre shows vi evt. kan hyre næste år. Claes var ude i sidste øjeblik og invitere folk der var i haverne. Forslag : opråb på havegangene ? J
    Pænt fremmøde til indvielse af have 80
    Nogen syntes prisen på mad var for høj – skal den evt ned?
    Coronaforholdsregler virkede fint.
    Pænt fremmøde set i lyset af coronasituationen
    Musikken stoppede tidligere af mangel på tilskuere.
  2. Præmiehaver- evaluering
    Begrundelserne på vel taget imod af både præmiemodtagere og publikum ved sommerfesten. Vi vil gerne fortsætte traditionen, og kan næste år lægge op til at det er nogle andre der udvælger.
    V kan ikke deltage i præmiefest eller få forbundets præmier– men det er også en besparelse og dette er en forholdsvis stor udgift for få personer
  3. Regnskab/budget have 80
    Kassereren har opdateret det foreløbige regnskab for have 80. Vi har brugt 227.000 kr indtil nu så vi er stadig inden for det tildelte budget.
    Ekstraudgifter er bl.a. tømrer der blev 10.000 dyrere og en ekstra varmepumpe til kontoret.
    Der mangler VVS, som vi ikke har nogen pris på og nogle andre småting
  4. Nyt fra gartner ang. læhegn  – gartner har lavet et brev til kommunen ang. pleje af læhegn mod grøn og læhegn mod skoven. Er sendt til kommunen – de har langsom sagsbehandling pga ny  barselsvikar.
  5. GF
    Styr på Lokale , dirigent, forplejning, tilmeldininger, Henning Skårup
    Corona – vi følger med men der er stadig mulighed for 500 siddende
    Bilag udsendes senest d. 6. september :Beretning, regnskab, budget, kassererens beretning, buget/regnskab, have 80, bestyrelsens forslag, andre forslag, forretningsorden
  6. Måneden der kommer
    4-9. september: Æblemoster ,Havevandring, fælles arbejdsdag , fyraftensmøde d. 7-8-2020, Café arrangement efter GF i have 80
  7. Havetraktor/ græsklipper – Vi har fået stor hjælp i forbindelse med reparation og nyindkøb af græsklipper. Det vil vi gerne honorere. Vi har ny traktor  på prøve – det virker som om den passer til vores behov og er lettere at køre end den tidlige for uøvede. Vi vil gerne købe den Pris 27.00 nedsat fra 42.000.
  8. Afhøvling af veje?
    Der er mange meninger om hvad der  skal gøres med vejen. Vi overveje at nedsætte udvalg der skal kigge på veje og parkering og ensretning.

Kort referat bestyrelsesmøde 20-7-2020

1.Sommerfest 15. august
Planlægningen af sommerfesten er stort set på plads.
Vi synes der er lavet et rigtigt fint program for en hyggelig dag med noget for alle .
Vi skruer op for informationerne – især at der er sidste frist for køb af madbillet d. 1. august.
Der er styr på opgaverne – dog mangler der folk til følgende:
• Kagebagning til eftermiddagskaffen
• Et par kaffemænd eller damer der vil hygge om kaffe-kage gæsterne i have 80 mellem 14 og 16
• Folk til opstilling af vores små telte d. 14.8 kl 17 og nedtagning af små telte d. 16. 8. kl 10. Det tæller som arbejdsdag

2.Læbælter m.m
Vi har chekket matrikelkort og ifølge det er
• læbæltet mod grøn på kommunens grund og det må være dem der skal vedligeholde det.
• Læbæltet mod marken bag foreningen er vores.
• Det lille stykke skov mellem haverne 2 og 4 og Marienlystvej er vores.

Sidsel og Balder har været ude at gå tur med vores gartnerrådgiver
Vi kiggede på …

– læbæltet mod grøn som ligger på kommunens grund:
• Gartneren anbefaler at der ikke beskæres i træerne da det netop er et læhegn.
• Der anbefales en 45 graders rydning af bundopskud og så nedklipning af nye skud om foråret efter en plejeplan. Vi vil fortsat gerne have en løsning hvor det er haverne selv der vedligeholder det – men en grundoprydning kan man meget gerne overlade til kommunen.
– Læhegn mod marken bag foreningen er vores
• Gartneren anbefaler at der ikke beskæres i træerne da det er et læhegn.
• Men underbevoksningen bør trimmes inden den bliver for høj.Den kan erefter holdes nede med glæsklipperen om foråret inden den begynder at gro.Vi har bedt om et tilbud på trimning og en plejeplan.
– Kommunen er også kontaktet ang. græsslåning på hjørnet af Marienlystvej
For at undgå ulykker er græsset blevet klippet længere ind og buske er blevet trimmet ved elskab ved indkørsel.
– Kommune kontaktet ang Det lille stykke skov, med forespørgsel på hvordan det skal vedligeholdes – kommunen er rykket for svar.

3. GF
Vi har endelig fået en dato på GF.
• Søndag D. 20 september 2020 kl 10 i firmasport på Paludan Mïllersvej 110
• Forplejning: øl, vand, kaffe te, kage – Ingen morgenmad eller frokost
• Da der ikke er spisning skal vi helst være færdige 12-12.30 med den formelle del. Vi kan stille tidsplan op og få dirigent til at hjælpe med at styre efter den.
• Henning Skaarup er bestilt til kl 12.30 +/- – der er kun forhåndstilsagn ikke endeligt tilsagn på nuværende tidspunkt
Udtrædende af bestyrelsen
• Zdenek vil gerne fortsætte indtil foråret da sæsonen næsten er slut
• Sarah udtræder, Claes genopstiller, Sidsel genopstiller, 3 supplanter for eet år.
• Vi skal efterlyse person der vil overtage kassererjobbet fra næste gf.
• Evt. intromøde til bestyrelsesarbejdet

4. Haveleje juli 2020
PBS aftalen Aftalen forventes at gå igennem i uge 31.
Der har været mange vanskeligheder og misforståelser. Balder udsender lige så snart det er klar. Flere har rykket for girokort – de får alle at vide at det er på vej og at de ikke får rykkergebyrer

5. Kalender efterår 2020
http://www.hf-marienlyst.dk/kalender/

Der bliver lavet kalender for resten af sæsonen nu – Særlige datoer
• Sommerfest d. 15. august
• Æblemosterweekend d. 5-6 september
• Havevandring d. 12-13 september
• GF d. 20. september
• Container til Grønt affald hele uge 42
• Arbejdsdage – der vil blive holdt fælles arbejdsdage fremover , men vi vil samtidig fortsætte med at tilbyde opgave man kan udføre selvstændigt på hjemmesiden :
http://www.hf-marienlyst.dk/arbejdsdage/http:// http://www.hf-marienlyst.dk/arbejdsdage/
Tilmelding til Zdenek der koordinerer opgaverne og tjekker at de er blevet udført og krydser folk af.

6. Præmiehaver – bestyrelsens valg
Bestyrelsen har valgt en præmiehave hver. De bliver offentliggjort ved sommerfesten – de heldig får dog besked inden.

7. Toiletter
Toiletter – De har næsten malet færdigt og er blevet rigtig flotte blå og gule og meget renere.
De skal åbnes og indvies til sommerfesten , men fortsætter med at være lukket til der ikke skal gøres så meget rent mere.

8. Have 36
• Have 36 er vurderet til 122.000. bliver sat til salg så hurtigt som muligt efter ferien.


Kort Referat Bestyrelsesmøde  / 18-6-2020

Præmiehaver 2020
På grund af corona har der været usikkerhed om havepræmier i år.
Nu har kredsen meldt ud at Haver kan bedømmes men præmiefesten er aflyst.
Vi har derfor besluttet at vi prøver noget andet…
• Hvert bestyrelsesmedlem vælger midt i juli en have der skal have præmie – Udvælgelsen er helt efter eget valg , men skal begrundes.
• Vi håber at kunne give chancen til nogle ny haver ved at udvælge efter egne kriterier og på et andet tidspunkt i sæsonen
• Vinderne offentliggøres til sommerfesten d. 15. august. Vinderne får en præmie og en gratis fest

Sommerfest 15. august
Der er gang i planlægning af sommerfest d. 15. august
Musikken er på plads – Marienlyst All Stars spiller som altid. Det er vi glade for
Der bliver æggekastings konkurrence
Der arbejdes på at finde eftermiddags-underholdning
Der bliver kødretter købt udefra og halal, vegetarisk og børneretter der er ”hjemmelavet”
Claes koordinerer

Vedligehold af området
• Kommunen har påtaget sig at kigge på indkørslen der oversvømmes af vand når det regner. indkørslen der ødelægges af vand.
• Der bliver fjernet vildt hybenkrat på festpladen. Der ryddes og jævnes og sås græs.
• Læbælte mod grøn koncert…
Læbæltet er meget tilvokset helt op til haverne. Hæk har ikke gode betingelser hvis der vokser højt helt op i hækken.
Vi mener at haverne som minimum skal rydde 1-1,25 m ud for hækken som andre vedligeholder vej til midt på stien.
Derudover skal der holdes bevoksning nede på 1,5-2 m længere ind det kan udføres som arbejdsdag af haverne op til.
Skal vedtages på generalforsamlingen og indføres i ordensreglerne.
Hullet ved indkørsel som lige nu er lukket af kvas skal erstattes med andet der spærrer indgang. Gerne naturhegn af en art
Vi lægger op til en løsning hvor der ryddes af firma og haverne vedligeholder fremover som arbejdsdag.

Fælleshuse
• Have 36 står bare og koster. Vi skal have gang i salget .
Rengøring og flytning af det sidste evt. på arbejdsdag
• Der bliver lavet endnu en arbejdsdag i have 80 – vi finder en dato der passer

Arrangementer
• Gf – Endnu ikke nogen dato
• Æblemosterweekender .. Vi venter med dato til der er en dato for GF
• Døde duer er i gang fra lørdag d. 20-6
• Sankt Hans Bål d. 23-6 – Kun bål – ellers intet arrangement

Forslag til gf

• Arbejdsdage- ændring af påkrav for manglende deltagelse
Der er mellem 50 og 60 haver der hvert år der ikke deltager i arbejdsdage – ca 30 er gengangere
Det er et problem i forhold til udførsel af det arbejde vi faktisk har brug for at få udført i foreningen. Påkravet for ikke at deltage er lige nu 300 kr.
Vi har besluttet efter lang diskussion at stille forslag på GF om at påkrav sættes op til 500 kr for manglende deltagelse.
Pengene skal afsættes til købt arbejdskraft
Samtidig vil vi gerne styrke skal det sociale i arbejdsdagene –Evt tænke i at arrangementer som loppemarked, plantebytning, søndagsfrokost eller andre arrangementer lægges i forlængelse af

• Læbælte mod GRØN – arbejdsdag for haver op til
Læbæltet mod grøn vedligeholdes af haverne op til, som arbejdsdag
Vi vil lave en høring af de berørte haver inden GF om kommentarer, accept og ændringsforslag

• Hegn i haven
Højst max hækhøjde i området fra 1m til 2,5m fra hækken – Derefter frit valg.
For at bevare åbenhed til haverne

• Betaling for hæk
Der er hvert år hæk der er hentet fra foreningen der ikke bliver plantet.
Det chekkes om hæk er plantet 14 dage efter det er afhentet. Hvis ikke – skal der betales for det.


Kort referat af bestyrelsesmøde 9. juni 2020

•Ændringer i kalenderen efter nyeste corana vejledninger
• Handicaptoilettet vil være åbent hver dag ,
• Vi holder alm arbejdsdag d. 21-6 kl 10. Det er mest lugeopgaver.
Man kan stadig lave opgaver på andre tidspunkter
• Døde duer åbner igen d. 20 juni.kl 13-16
• Sct. Hans tirsdag d. 23-6: Vi brænder bålet af kl. 20, Vi arrangerer ikke grill, spisning, ølsalg eller andet så det er ikke et arrangement som sådan.
Vi vil ikke forhindre nogen i at komme og se på det eller at spise deres medbragte mad på festpladsen den dag.. Afstandskrav ligesom i parker skal overholdes
• Bestyrelsen holder sommerferie i uge 29 og 30. Der vil være en åben telefon hvor man kan komme i kontakt med bestyrelsen.
• Sommerfest: Forsamlingforbudet er hævet til 200 d. 15 august hvor vi har planlagt sommerfest. Det virker realistisk med passende forholdsregler.– vi arbejder videre.
• Der er åbent for at afholde generalforsamling igen. Vi skal finde et lokale inden vi kan melde en dato ud . Vi finder det realistisk at holde GF omkring eller efter 1. september..

Opsamling på havevandring d. 7.juni

Generelt har haverne fået et løft… der kan være mange grunde tid under corona, godt vejr – men ihvertfald dejligt at se alle mulige slags rare, hyggelige, brugte , sjove og pæne haver
– Der er flere steder set stauder, planter eller højt græs helt op i hækken. Det er ikke ukrudt men skygger alligevel for hækken. Vi går ud med anbefaling om at der er plantefrit bælte på min 20-25 cm – bunddække er undtaget -men bunddække skal være lavt.
– Opmærksomhed på at der skal luges helt ind under hækken, også selvom man har trådhegn i hækken.
– Opskud og vildskud af fremmede planter og træer i hækken er ikke godt hvis det ikke klippes ned. Bemærkninger hvor vi har set det
• Hegn i hækken der skal flyttes skal være flyttet inden 1. august – ca 10 hegn.
Hegn i hækken er som regel brugt når der er plantet ny hæk, men ikke nødvendigt
Alternativet er trådhegn hvis man vil lukke hullet så ny hæk kan vokse. Vil man lukke for indsyn skal hegn stå mindst 1m fra hæk.
• Der blev fundet uplantet hæk fra efterårets udlevering i flere haver – Vi overvejer om vi til efteråret skal kontrollere at udleveret hæk er blevet plantet – og at der skal betales for hæk der ikke bliver brugt.
Vi så eksempler på at ny hæk er blevet plantet i en række uden på gammel stadig levende hæk – det er en praksis vi ikke kan se nogen mening med. Virker som spild af hæk.
• Der var generelt forståelse for at for høje hække mod vej/sti skal ned i højde.
• Det er de samme haver som sædvanligt der er forladt, er obs misligholdt eller misligholdt. Vi overvejer en indsats. Vi undrede os igen over de haver, der nu i årevis har stået uden at blive brugt.

Maling af toiletter
Der mangler stadig nogen der vil male toiletterne færdigt

Ny havetraktor
Vi får måske snart brug for en ny havetraktor til græsslåning
Den nuværende er kun 3-4 år gammel. Men måske købt for lille så den ikke passer til areal og art af området så den hurtigt er blevet slidt op. Konklusion er at det ikke kan betale sig at spare på det punkt.
Vi skal finde ud af om vi kan finde penge i budgettet til ny traktor.

Andet
Derudover diskuterede vi arbejdsdage generelt og hvordan man kan få flere til at yde en indsats for foreningen
Vi diskuterede også beplantning rundt om foreningen
Og flere andre småting, som I ikke gider høre om 😊

Kortreferat bestyrelsesmøde 27-5-2020

Update på småting:

Havelejer – de sidste skyldnere/ rykkere – for haveleje foråret 2020 der er udsendt 3 rykker til ca 10 haver.
Genåbningen af handicaptoilettet er gået fint – der bliver rent og sprittet efter alle kunstens regler de dage der er åbent
Vi mangler nogen til at vaske og male herretoiletterne Nogen er i gang med at få vasket ned og malet dametoilettet og handicaptoilettet .
Men … – vi efterlyser nogen der vil tage sig af jobbet som arbejdsdag.

Valg af Traktorfører / græsklipper
Chokri Have 116 er blevet valgt til at overtage græsklipperjobbet efter Kurt.
Der var 3 ansøgere , Vi er sikre på at Chokri vil gøre jobbet godt 

Arbejdsdage
Der er ikke mange der har tilmeldt sig opgaver via Zdenek, andre har lavet aftaler med de ansvarlige for opgaverne.
Der er stadig opgave at plukke af på hjemmesiden.
Vi overvejer at blive ved med at have arbejdsdagsopgaver på hjemmesiden selvom vi begynder på de fælles arbejdsdage igen efter corona.

Havevandring
Søndag d. 7 juni kl 10-14 . 3 ruter
Vi besluttede  at hækhøjde og hegn/plankeværk som ekstra fokuspunkt da en del hække er blevet for høje. Da det ikke er en del af normal havevandring og der vil derfor blive givet selvstændige henstillinger / påtaler

Byggeri og Byggesager indsats ulovligt &lovliggørelse
Vi har siden sæsonstart været nødt til at bede 4-5 haver om at fjerne deres nybyggede byggeri fordi det ikke fulgte byggeretningslinierne – var for tæt på skel, for stort, for højt, for mange m2.
Det er ærgerligt for alle.
Morale: Lad være med at bygge uden tilladelse – du risikerer at blive nødt til at hive det ned igen.
Spørg ikke naboen om byggereglerne – læs dem selv og spørg bestyrelsen eller kredsens byggeudvalg hvis der er noget du ikke forstår.

En del haver har ikke godkendt byggeri – og for meget – der er forskellige regler for lovliggørelser og dispensationer alt efter hvor gammelt det er – vi øver os i bestyrelsen på konkrete eksempler for at finde en fremgangsmåde for fremtidige lovliggørelser.

Brendstrupkilen
Vi har sendt brev til Aarhus kommune teknik og miljø med anmodning om at blive inddraget som interessenter i det nye byudviklingsprojekt uden for vores hovedddør – brendstrupkilen. Efter en del tid har vi fået positivt svar og vi vil fremover blive informeret og inddraget på lige fod med andre interessenter f.eks storbylandsbyen.
Vi vender tilbage med mere info.

Info til nye medlemmer
Vi arbejder hele tiden på at forbedre info til folk der er interesserede i at få have i Marienlyst så vi kan udveksle  forventninger omkring foreningsliv, pligter, glæder, overholdelse af  bygge og ordens og alle mulige andre regler og så videre….
Læsestoffet kan være overvældende hvis man skal læse alt det man forventes at sætte sig ind i – derfor overvejer vi at prøve at holde nogle ”optagelsesmøder hvor vi får mulighed for at tale sammen .

Skal vi satse på at holde sankt hans ?Vi vil rigtig gerne holde sankt hans men  vi   afventer nye retningsliner der kommer d. 8. juni om forsamlingers størrelse og andre forholdsregler.
Sæt kryds i kalenderen d. 23. juni – men vær også indstillet på at vi måske ikke kan gennemføre det.

Kort referat af bestyrelsesmøde 15. april 2020

Overblik over arbejdsopgaver i have 80
Vi har taget have 80 i brug – der er lige nu en del opgaver med oprydning og indretning og nogle håndværksmæssige opgaver. Vi fik overblik og lavede en plan. Der er opgaver som er bestyrelsen og opgaver som kan laves af alle.
Vi glæder os meget til vi kan åbne for fælles arrangementer

Minitraktorfører og-eller græs m/k søges
Vi søger en ekstra mini-traktorfører der kan afløse Kurt.
Vi søger også en m/k der vil overtage jobbet med græsklipning på fællesområder da Kurt formentlig gerne vil stoppe i løbet af denne sæson.

Arbejdsdage
Vi kan ikke pt. Afholde fælles arbejdsdage – vi har lavet en side på hjemmesiden hvor vi samler oipgaver man kan plukke en opgave og udføre individuelt
http://www.hf-marienlyst.dk/arbejdsdage/ Tilmelding til Zdenek der koordinerer opgaverne og tjekker at de er blevet udført og krydser folk af.

• Vandåbning:
Der er repareret ca 10 haner i år – noget var overvintret fra sidste år – andre var nye.
Rørene er generelt slidt og præget af alder. Vi satser på nye rør i 2024, så der fortsættes med lappeløsninger.
Vi er opmærksomme på at vi måske var for upræcise i udmeldeinger om der var lukket for vandet eller ej om natten.

• Kontortid
Der har ikke været mange til kontortid – mest ventelisteopskrivninger. Vi er fortsat på kontoret om mandagen , men fortsætter også med opfordring til telefonisk henvendelse og aftaler.

GF fremtidsudsigter
Vi afventer d. 10 maj og ser på hvordan reglerne for forsamlinger bliver derefter
Kolonihaveforbundet vil formentlig komme med vejledninger hvis situationen ændrer sig.
Vi skal være opmærksomme på at vi ikke begrænser den demokratiske proces ved at blive nodt til at begrænse adgang – der vil formentlig være krav til afstand mellem pladser.. Vi diskuterede også muligheden for at holde det udendørs.
Nogle punkter synes vi er nødvendige at få behandlet på en eller anden måde.

• Afstemning 4.4
Foregik i god ro og orden – 41 haver stemte – alting blev vedtaget / godkendt – kun positive meldinger på dagen. Der var enkelte der inden var bekymrede for om aftemning kunne holdes sikkert, men vi mener det gik rigtig fint., Ingen stillede spørgsmål inden afstemning – nogle få på dagen

Avnbøg tilovers
Der er ca 150 avnbøgplanter tilovers fra sidste år. De tilbydes i første omgang haverne langs ridestien, hvor liguster har trange kår.

• Grene på festpladsen – afbrænding
Vi satser på at vi kan afbrænde et bål for at komme af med noget af alt grenaffaldet på festpladsen vi ikke kunne brænde af sidste år. Det bliver ikke et arrangement. Jeg er ved at finde ud af om vi har tilladelse til det.
Men bålet skal flyttes under alle omstændigheder / arbejdsdagsopgave.
• Evt
Derudover snakkede vi også om PBS tilmelding af , byggeaffaldscontaineren og storskraldspladsen, kørsel på stier og ulovlig parkering (igen-igen) og andre ting.


Kort referat af bestyrelsesmøde 25. marts 2020

Kære alle. Sæsonen er i gang, vandet er åbnet, og solen skinner. Vi har holdt vores første møde i have 80! Det føltes stort. Nogen deltog fra telefon, og andre sad med stor afstand, med hver deres lille bord.
Vi drøftede:

  • COVID 19 – kontorvagter, GF, åbning af toiletter, hvad kan vi og hvordan passer vi bedst muligt på hinanden.
  • I dag er første dag der er åbent i kontoret i have 80, 18.00 til 20.00. Det er kun de absolut nødvendigste sager der er åbent for, som byggeansøgning og salg. Alt andet opfordres til at blive ordnet telefonisk.
  • Kalender. Vi vil kun planlægge ca. en måned frem, for at undgå en masse arbejde med arrangementer som evt. skal aflyses pga. COVID-19. Hold derfor løbende øje med nye kalender opdateringer på Facebook og på hjemmesiden og opslagstavlen.
  • Der vil være havevandring d. 5. – 7. juni. Husk at din havelåge skal være åben, og din hæk luget.
  • Vi laver en jobbank til arbejdsdags opgaver. Det er ikke muligt at samles til en fælles arbejdsdag, men det vil så være muligt at byde ind på nogle opgaver der skal laves – I hører mere når vi er længere.
  • Have 80. Sæsonen er i gang, og ukrudtet vokser igen, det samme håber vi de gode ideer og inspiration gør. Har du lyst til at byde ind på at forme have 80, så skriv til Sarah: sfraus@gmail.com, eller ring på 41280008. Vi har allerede en ansvarlig på at opbinde æbletræerne, og et par stykker som har givet udtryk for gerne at ville hjælpe med den generelle lugning. Men der er meget at lave, så kom frisk 😊
  • D. 4. april mødes vi til afstemning af budget og regnskab. Vi arbejder på at lave et format, så dette kan gøres forsvarligt. Vi forventer at alle haver oplyses om et tidsinterval hvor de kan møde op, så vi jævner fremmødet på hele formiddagen. I vil høre nærmere om dette.

De bedste hilsner på vegne af bestyrelsen


Kort referat af bestyrelsesmøde 3. februar 2020

Kære alle.
Selvom det er længe siden der har været nyt, så mødes vi troligt hver måned og drøfter aktuelle sager. Her er nogle af de punkter der har været på dagsordenen de sidste måneder.
Vi inviteret til generalforsamling (GF) d. 4. april. Reserver datoen allerede nu.
D. 26. marts inviterer vi til fyraftensmøde kl. 17-18. Kom og hør mere om hvad der ligger i bestyrelsesarbejdet, og måske bliver du inspireret til selv at stille op?
Vi arbejder målrettet på at gøre have 80 klar til sæsonstart, og det ser lovende ud. Vi inviterer til arbejdsweekend d. 22. og 23. februar 10-14, begge dage. Det tæller ikke som en arbejdsdag, men som hyggeligt foreningsarbejde inkl. Fælles frokost. Tilmeld dig til Balder på 60 19 76 08, hvis du vil undgå at gå forgæves.
Gruppen som blev udvalgt til at undersøge kloakering indkaldes til møde d. 20. februar kl. 17.00, i have 36. Vil du være med til at undersøge mulighederne for finansiering og lign. Så mød op og vær med.
Kalender 2020 planlægges.
Der parkeres stadig på de små stier. Det er ikke tilladt, og det ødelægger stierne. Stop venligst med det.
Vi arbejder på at optimere indkrævning af medlemskontingent.
Ca. 60 haver kom ikke til arbejdsdag i 2019. Vi drøfter hvordan vi kan motivere flere til at deltage.

Det var den korte version, af de vigtigste punkter.
Vi glæder os allerede til sæsonstart, selvom vi må vente lidt endnu. I mellemtiden ønsker vi jer alle glædelig vinterhavehi. De bedste hilsner bestyrelsen


Kort referat af bestyrelsesmøde d. 10. september 2019

D her følger et referat af de emner der blev drøftet.
• Vi har fået fikset vejene, som desværre hurtigt fik store huller igen, pga. de store mængder regn. Vi får gravet fartbumpene fri i år, og vejene får en omgang mere.
• I weekenden var der havevandring, hvor vi fik hjælp fra flere medlemmer udenfor bestyrelsen. Det var en stor hjælp, da der var meget der skulle nås. Havevandringer er nu veludført, og du får besked om hvad vi så snarest.
• 3 uger før havevandringen blev der tjekket op på de haver som har fået dispensation for fuglehold. De fleste steder var forholdene i top, og retningslinjerne bliver fulgt. Enkelte haver er bedt om at rette op på forholdene, og enkelte haver har fået trukket dispensationen.
• Tømmerne er godt i gang i have 80, og elektrikerne kommer snart på besøg. Vi vil gerne snart åbne dørene for alle igen, så I kan se hvad der sker. Vi håber det passer at slå det sammen med sæsonafslutningen.
• Vi har fået et par henvendelser på kloakeringsprojektet, som skal forventes udført i 2024 iflg. kommunen. Der blev nedsat et udvalg til at undersøge dette til GF i foråret. Udvalget bliver indkaldt når sæsonen er afsluttet, for så er kalenderen igen fri.
• Kattenes værn bliver snart inviteret herud igen, da der stadig er en del vilde katte omkring P2. Kender du til andre problemområder, så send os gerne en mail: bestyrelsen@hf-marienlyst.dk
• Vi bestiller nye affaldscontainere med solide låg. Det er et forsøg på at undgå overfyldte containere og at vilde dyr kan komme ned i containerne.
• Vi forsøger at få bestilt hestemøg som sidste år. Lykkedes det, så sender vi info om dato når vi kender den.

De bedste hilsner bestyrelsen


Kort referat af bestyrelsesmøde d. 8. august 2019

  • Siden sidst har vi holdt en super sommerfest. Der var vild underholdning, sjov konkurrence, god mad, partystartende musik og fri dans. Tak for en god fest, og tak for indsatsen til alle som hjalp med det praktiske, både stort og småt.
  • Havevandringen nærmer sig, og vi kommer på besøg d. 14. og 15. september mellem 10 og 14. Husk at dine låge skal være åben. Vi kommer på besøg hos de haver som har registreret fuglehold d. 25. august fra kl. 12.00, for at følge op på de retningslinjer som er blevet besluttet.
  • I forbindelse med Grøn Koncert, var der flere som oplevede problemer med de udleverede køretilladelser. Vi er i kontakt med dem, og arbejder på at finde en løsning til næste år.
  • Der har været et par arbejdsdage i have 80, og vi er kommet langt. I uge 33 er tømrerne klar til at starte arbejdet, og vi mangler nogle sidste forberedende ting.
  • Vi har evalueret kontorets sommerlukketid, som vi forventer at rykke en uge næste år. Desuden ønsker vi at tilbyde et akutnummer i lukketiden igen næste år, såfremt det er muligt.
  • Der blev bestilt en ekstra container til haveaffald i juli, som hurtigt blev fyldt. Det forventer vi derfor at sætte på kalenderen næste år. Vi opfordrer til at man komposterer det man kan i sin have. Det er godt for livet i haven, og godt for foreningen, da vi betaler for vægten i containeren.
  • Læbæltet omkring foreningen har vokset sig for bredt, og vi er blevet opfordret til at få det klippet ind, da det vil have stor gavn for de hække som ligger op til læbæltet. Vi tager kontakt til kommunen om at få dette vedligeholdt.
  • Havelejen er sendt ud til alle, og de fleste har betalt. Vær opmærksom på om der kommer en påmindelse om manglende betaling i din postkasse. Og husk at det er dit ansvar at foreningen har din korrekte adresse.

Det var det for nu. Glædelig regnfuld august til jer alle, på vegne af bestyrelsen


Ingen bestyrelsesmøde i juli 2019


Kort referat fra bestyrelsemødet d. 28. juni 2019

  • Storskraldspladsen er drøftet. Grethe fra have 169 er ansat til at hjælpe med at administrere pladsen. Alle har fortsat ansvar for pladsen, og for at anvende den rigtigt.
  • Sidste weekend havde vi den første arbejdsweekend i have 80. Der var mange medlemmer som kom og gav en hånd med, både i hus og have. Det gik over alt forventning. Der var tid til både hygge og til at få en masse praktisk lavet. Vi forventer at invitere til endnu en arbejdsdag i have 80, i starten af august. Tømmerne har tid til at starte arbejdet i slutningen af august.
  • Samme weekend blev afsluttet med skt. Hans fejring. Tak for en hyggelig eftermiddag/aften med sol, god stemning, sang og bål.
  • Sommerfesten nærmer sig, så har du ikke allerede et kryds i kalenderen d. 27. juli, så skynd dig at få det sat. Info om sommerfesten kan læses i begivenheden, og snarligt på hjemmesiden. Og tjek lige den underholdning som Jens har fået i hus!
  • Vi forventer at bestille en ekstra haveaffaldscontainer til d. 5. – 8. juli. Store grene kan ligges op på bålpladsen, til vores næste bål.

Kort referat af bestyrelsesmøde d. 29.maj 2019

I onsdags holdt vi møde, hvor vi bl.a. fik konstitueret bestyrelsen. Derudover var følgende på dagsordenen:

  • Løst og fast om EGF. Vi er glade og tilfredse med fremmødet, og oplevede en god drøftelse af punkterne. Vi fortsætter med at udføre opgaverne, som blev vedtaget.
  • Referatet fra EGF er under udarbejdelse, og sendes ud senest 14 dage efter EGF.
  • Fra 2020 vil budgettet opstilles så foreningens aktiver, og afskrivning af disse, fremgår. Det vil bl.a. gøre det nemmere at forstå den foreningsmæssige værdi.
  • Ansvarsområder er drøftet og fordelt, så der er en tovholder på det som skal laves i løbet af sæsonen. Hjemmesiden vil desuden blive opdateret med dette snarligt, så det er nemmere at vide hvem man skal henvende sig til. Det er altid muligt at skrive til forenings mailadresse: bestyrelsen@hf-marienlyst.dk Eller måske svaret kan findes på hjemmesiden: http://www.hf-marienlyst.dk/info/
    Vi kan ikke sikre at vi ser henvendelser på facebook.
  • Vi er i gang med dispensationer for fuglehold. De kan hentes på kontoret mandag d. 3. juni, eller hvis du ser os når vi vandre i din have til havevandringen i weekenden.
  • Drøftelse om muligheden for at få en hjertestarter. Vores ansøgning til at få en hjertestarter af trygfonden er desværre afvist, da der var for mange ansøgere.
  • Bestyrelsen har hørt rygter om at der er flere huse som har brændeovne. Brændeovne er ulovlige og skal fjernes. Bestyrelsen vil gerne oplyses om de brændeovne der er i foreningen, da de udgør en brandfare.
  • Denne weekend er der havevandring, vi starter om 5 minutter. Du kan finde oversigten over hvad vi kigger efter i denne runde, på hjemmesiden.
  • Weekenden d. 22./23. juni starter vi arbejdet i have 80. Vi glæder os rigtig meget, og håber at se en masse af jer til vores foreningsdag. Der følger et opslag om dette. Det bliver ren bygge med hygge.
  • Samme weekend har vi også skt. Hans. Som det der ud nu, kn vi fejre det med bål i år. Opslag følger om skt. Hans.

De naturligste hilsner fra bestyrelsen.

Kort referat af bestyrelsesmøde 15. maj 2019

Nu har bestyrelsen holdt det første møde efter generalforsamlingen (GF), så her følger et kort referat.

– GF blev drøftet. Bl.a. ift. mulige forbedringer til næste år. Vi kan bl.a. love at vi vil bestræbe os på en meget kortere dagsorden, så vi ikke skal side til kl. 16.30 endnu en gang. Vi vil også lige sige tak til alle som kom, det sætter vi stor pris på!
– Referatet fra GF er gennemgået, og udsendes så snart de sidste layoutmæssige rettelser er på plads.
– Der blev desuden brugt tid på at forberede den ekstraordinære generalforsamling (EGF), hvor nogle vigtige punkter som ikke blev afsluttet på GF, vil blive taget op igen. Vi håber vores nye præsentation af punkterne kan skabe den klarhed som tydeligvis manglede på GF. Vi håber at se så mange som muligt, d. 23. Maj kl. 18.30. 
– Hertil er få korte punkter vendt, så som reparation af vandstandere efter frostskader, som forhåbentligt snart er i hus. 
– Vi mødes igen i næste uge, hvor vi vil konstituere den nye bestyrelse og vende de mere vanlige punkter som ligger og venter, samt forberede de sidste detaljer til EGF.

Vi glæder os til EGF, og til endnu en sæson med god energi og nye projekter.

De bedste hilsner på vegne af bestyrelsen


Kort referat af bestyrelsesmøde d. 6. marts 2019

Her er det der skulle forestille sig at være et kort referat fra vores sidste Sæsonen starter snart og vi nærmer os GF og det bærer vores møde præg af…

Kalender for året – Vi er ved at lægge sidste hånd på årets kalender – og vi mangler kun nogle enkelte datoer før den bliver offentliggjort.
Planerne for april er på plads: – se andet opslag her i gruppen

Storskrald – Der er lagt fliser på den nye storskaldsplads på P2 – men den er ikke åbnet endnu.
Pladsen skal indrettets nærmere, og der skal bygges et skur så ting der kan genbruges kan stå i tørvejr.

P-kontrol – Vi har bedt den kommunale p-kontrol om at igangsætte kontrollen igen. Der er allerede mange der igen er begyndt at parkere uden for p-pladserne

Fælles Forsikring – Der er kommet en del tilmeldinger til den fælles forsikring.
Vilkår og priser kan ses på hjemmesiden. Tilmelding skal ske skriftelig på mail eller brev.

Ansvarsområder: Vi har arbejdet med arbejdsbeskivelser for de arbejdsopgaver som honorerers af foreningen bl.a. toiletrengøring, græsklipning, vand og hækklipning.
Vi har tilpasset honoreringen så den bliver ensartet.
De der udførte opgaverne sidste år har accepteret at fortsætte arbejdet i år på disse betingelser. Tak 🙂
Vi arbejder videre med arbejdsbeskrivelser for flere ansvarsområder – bl.a. bestyrelsens opgaver

Kurser fra havekonsulenten – Vi har fået flere spændende tilbud fra havekonsulentet om kurser. Vi har besluttet at sige ja til to af dem:
Et i beskæring af træer og buske er planlagt til d. 7. april.
Et andet ”grundkursus i fornuftigt havebrug” mangler vi stadig en dato på.

GF – Vi er i fuld gang med at forberede os til årets generalforsamling d. 27. april. I vil modtage en indkaldelse med post, snarest.
Vi har flere forslag fra bestyrelsens side bl.a. en godkendelse af plan og økonomi for projekt have 80, opdatering af ordensregler, brandforsikring for alle, husdyrhold m.m.
Jeres forslag skal afleveres til bestyrelsen senest d. 5.april.
Deridover vil vi orientere om kloak og helårsvand og sætte en diskussion i gang om ideer og ønsker for fællesområdet v, fælleshus, have 80 og posthus.

Husdyrhold – Vores forslag på kredsens GF om at kredsen skal arbejde på at få husdyrhold tilladt blev desværre nedstemt med 27 /24. Vi står altså i en situation hvor vi pt ikke kan få lovliggjort dyrehold.I Marienlyst har vi dispensation for ”hunde, katte, stuefugle og lignende.” Vi arbejder på en løsning til GF hvor vi kan imødekomme så mange som muligt samtidig med at vi får klare retningslinier der er til at administrere.

Have 80 om og udbygning – Taget på have 80 er blevet renoveret og der er sket noget inddækning.
I forbindelse med sæsonstart d. 30. marts, holder vi åbent hus i have 80, så I kan se hvad I har købt – og så vi kan forklare neærmere om vires tanker og planer.
Se nærmere info på kalenderen , opslag og nyhedsbrev(kommer snarest).

Budgetansøgning til sommerfesten
Vi har bevilget et øget budget til børne/voksenunderholdning til sommerfesten, der i år bliver d. 27. juli.

Præmiehaver -. invitation fra Moselund
Vi gentager succesen fra sidste år hvor vi lavede besøg hos hinanden for at kigge på præmiehaver. Der er aftalt udveksling d. 15/16 juni

Hjertestarter – Vi har sendt en ansøgning til trygfonden om at få doneret en hjertestarter til foreningen. Svar ca 1. juni.

Vi glæder os til til at se jer alle sammen snart 🙂
Bedste hilsner fra bestyrelsen

Kort referat af bestyrelsesmøde 7. februar 2019

Veje– Vejene er blevet lavet af Hoppe med hjælp fra en grusvejsekspert – den er blevet revet i bund og tromlet. Pris 12.000. Hastigheden på vejen er steget når der ikke er huller.
Inden sæsonstart bliver den kigget efter igen så bumpene bliver mere fremtrædende og der bliver lavet rendestene.
Vi snakkede om forskellige muligheder for at kunne lave bedre reparationer selv.

Storskrald og P1– fliser – Hoppe er i gang og har lagt grus – Han fortsætter arbejdet.

PC og printer – Vi har købt ny tidssvarende computer og printer til kontoret.

Husdyrhold forslag GF-kredsen – Fra Marienlyst vil vi stille forslag på kredsens GF om at kredsen skal arbejde på at få bestemmelsen fjernet fra lejekontrakten med Aarhus Kommune, så kolonihaverne bliver ligestillet med andre haver i byzone. Det vil være op til de enkelte foreninger at sætte nærmere regler.
Som status er nu, er ALLE dyr i haveforeningerne – ifølge kredsen ikke tilladt.. Dog har vi i Marienlyst en dispensation til katte, hunde, stuefugle og lignende.

Kredsens generalforsamling onsdag den 27. februar 2019
Vi er ikke nok bestyrelsesmedlemmer og suppleanter til at kunne bruge alle vores 7 pladser til Kredsens GF i februar. Vi spørger om nogle medlemmer har lyst til at deltage for Marienlyst.

Katte og hunde
Der er hentet katte af dyrenes værn af i hvert fald 2 omgange i dec. Og andre katte er indleveret af medlemmer. Det er en uholdbar situation
Vi vil arbejde på ert forslag til GF der kan forhindre at vilde og hjemløse katte løber rundt.  f.eks. Forslag om mærkning ,,Antal pr have, neutralisering, vilde katte må ikke fordres, Katte må ikke efterlades i haven uden for sæsonen. Umærkede katte hentes af dyrenes værn. ?

Vi vil også stille forslag om præcisering af reglerne for hunde.

Forsikring – brand m.m.
Ca 30 haver skal have brandforsikring efter de nye regler pr 1.1. 2019
Alle har fået besked, men kun 4 har meldt tilbage med police.

Vi har beluttet at tilbyde den fælles forsikring der kan fås gennem  forbundet.
Der er ikke tilmeldingstvang.
Indbosum på 300.000. Forskellen på mellemste og dyreste indbosum er 65 kr. hvilket svarer til 5 kr om måneden
Startdato d. 1-april hvis muligt
Betaling opkræves over havelejen – Vi pålægger ikke administrationsomkostninger

Vi  stiller forslag om at alle skal have brandforsikring til GF- men der skal ikke være krav om at man skal bruge fællesforsikringen.

Ansvarsområder og honorering –

Vi havde en lang diskussion om hvad der er bestyrelsesarbejde der honoreres af bestyrelseshonoraret og hvad der er arbejde for foreningen der skal honoreres særskilt.
Den overordnede konklusionen var at et ansvarsområde der er knyttet til bestyrelsesarbejdet mere er en koordinerende funktion og et ansvar for at ting bliver gjort, og ikke et ansvar for at gøre tingene, med mindre man bliver nødt til at være bagstopper.
Det er muligt at tage gebyrer for tidskrævende arbejde der er knyttet til ”ekstra servise” for medlemmer der tager lang tid, som fx havehandel, afbetalingsordninger på haveleje, opsigelser…

Arbejde for foreningen er arbejde der kan udføres af ”enhver” uden at man er tilknyttet bestyrelsen.
Frivillighed er en del af arbejdet for foreningen og man kan ikke forvente en honorering der svarer til en almindelig ”timeløn”

Have 80 om og udbygning
Update på byggeri :Tømrer er færdig for denne omgang
Prisen for 1. del er blevet 5000 kr billigere end ventet. Der er gjort klar til vinduer og døre. Der er sat nye ydervægge op der ikke er isoleret – indervæggene er ikke fjernet helt endnu.
Der skal laves budget til GF for færdiggørelse og inventar.

Der er oprettet byggesag ved kommunen for at få lov til at udbygge til 55m2 evt  ved at nedlægge have 80 som havelod og gøre det til fælleshus. Vi har umiddelbart fået afslag fra en sagsbehandler med henvisning til lokalplanen L35 der bestemmer at fælleshuse skal ligge på festpladsen.
Vi tager på kredsen for at få noget vejledning i forhold til at få dispensation fra lokalplanen.

Regnskab 2018
Regnskabet er sendt til revisionsfirma.
Det er konteret mere tydeligt end sidste år, så de forhåbentlig får konteret rigtigt i firmaet.

Nye naboer
Vi sender for fremtiden en mail til naboerne når en have bliver overtaget af en ny.
Fordele: Kunne fremme naboskab og nabohjælp. Naboer føler sig informeret. Ny lejer kunne føle sig velkommen.
Hjertestarter
Vi  ansøger om en hjertestarter til foreningen ved trygfonden? (ansøgningsfrist 1. marts)
Den er gratis, men der er nogle små driftsomkostninger
Et medlem er hjertestarter instruktør og kan holde kurser i livredning og brug af hjertestarter, og har tilbudt at holde kursus i 2019. (også uden at vi får en hjertestarter)

GF d. 27 april 2019
Tid og sted er på plads – vi går i gang med forberedelserne


Ingen bestyrelsesmøde i januar 2019


Kort REFERAT af BESTYRELSESMØDE 19. december 2018

Kære alle. Så har vi haft decembermøde, og her følger en kort gennemgang af punkterne:

– Vi havde besøg af bi-Kaj som har gjort os klog på bier. Vi er positivt stemte overfor muligheden for at der opstilles bistader på foreningens fællesarealer. Der følger flere detaljer om en aftale. Vi forventer at aftalen kommer foreningen til gode i form af f.eks. spædende oplæg om bi- og haverelaterede emner.

– Dyrenes værn fjerner vilde katte på P2  d. 21. december, så hold din kat inde hvis den ikke har halsbånd eller er øremærket.

– Vi arbejder trofast på tegninger og byggeplaner til huset i have 80.

– Der lægges snarligt fliser til storskrald på P2, og lille affalds-container på P1. Desuden lægges der grus på P4 og P5 til trailer parkering. Græsplænen bevares i midten. Vejene bliver repareret inden sæsonstart.

– Vi arbejder på at optimere de betalte poster i foreningen, og på at afgøre hvilke poster vi mener der skal honoreres. Dette er et udviklingspunkt som pt. Ikke er landet, men bliver drøftet.

– Vi har fået et tilbud på en brandforsikring til foreningen, den arbejder vi videre med. Den vil selvfølgelig komme op på GF. Der kommer besked direkte til alle de haver der er pålagt at have en brandforsikring pr. 1.1.2019.

– Vi har til hensigt at lave en tydelig oversigt over aktuelle gebyrer og påkrav, så alle ved hvad de kan forvente.

– Kort snak om nuværende sociale arrangementer og behov for nye arrangementer. Vi hører gerne feedback på dette punkt: er der nogle nye sociale arrangementer vi skal bakke op om, eller nogen som gerne vil se mere af noget bestemt?

– Derudover har vi drøftet administrative opgaver, og de obligatoriske opfølgning og status punkter.

– Næste bestyrelsesmøde er julefrokosten, så i januar vil der ikke være referat fra os. Vi vender dog stærkt tilbage i starten af februar.

Så er der bare tilbage at sige:
Rigtig glædelig jul og godt nytår til jer alle, på vegne af bestyrelsen ??

Kort Referat af bestyrelsesmøde 26. november 2018

– Brandforsikring: Haver købt fra d. 1.1. 2016 er pålagt at tegne en brandforsikring. For haver købt tidligere er det ikke et krav. Vi undersøger muligheden for at tegne en fælles forsikring, til oprydning efter brand. Mere om dette følger.
– Vi har købt huset i have 80, og arbejder videre med at istandsætte huset til at rumme bestyrelsesarbejdet og mindre sociale arrangementer fremover ?
– Vedtægter er drøftet ift. mulige ændringer, som bliver taget op på GF. Mere om dette følger.
– Går du med en suppleant gemt i maven? Vi vil gerne rekruttere flere aktive suppleanter til bestyrelsen, som med tiden har lyst til at overtage bestyrelsesposten, så vi kan få en naturlig udskiftning/overgang i bestyrelsesarbejdet. Vi forventer at invitere til et ”hvad-går-det-ud-på- møde” inden GF. Så kan du få et indblik i hvad du kan være med til, hvis du bliver går ind i bestyrelsen. Mere om dette følger senere.
– Storskraldspladesen er under udvikling, og vi er landet på en indretning som vi forventer bliver udført over vinteren.
– Vi har drøftet muligheden for at samarbejde med eksterne bi-avlere. Vi er ikke landet på en beslutning endnu, men inviterer en bi-kyndig til at gøre bestyrelsen klogere ift. en beslutning om at have bi-stader på foreningens områder ?
– Vejene bliver repareret i løbet af vinteren, og forventes færdige senest til sæsonstart.
– P4 og P5 indrettes med grus til parkering af trailere, og bevarer samtidig de grønne græsplæner i midten. P1 lukkes, så der kun er indkørsel i den ene side.
– Vi er i gang med forberedelse af 2019 kalenderen, mulige arrangementer og aftaler ?
– Vi har fulgt op på vores to-do liste samt mislighold og overtrædelse af ordensreglerne. Vi har kontakt til relevante haver.

De bedste vinter hilsner bestyrelsen

Kort referat af BESTYRELSESMØDET 23. OKTOBER 2018

Kære alle.
Vi har endnu engang haft møde. Her følger en kort gennemgang af indholdet:

-Næste sæsons arrangementer
Vi er allerede i gang med at planlægge næste års arrangementer. Så forvent flere besøg af havekonsulenten. Har du ideer til emner, er du velkommen til at komme med forslag- vi har allerede de første emner på tegnebordet: beskæring til foråret, og økologisk/bæredygtig have over flere gange. Mail med forslag: bestyrelsen@hf-marienlyst.dk

Generalforsamlinfg 2019
Næste generalforsamling bliver holdt Lørdag d. 27. april 2019, så sæt kryds allerede nu. Det er nogle uger efter sæsonstart, da vi gerne vil udenom påsken, og prioriterer at så mange fra bestyrelsen som muligt kan deltage.

Administration og regler
Drøftelse af regler om overbebyggelse, folkeregisteradresser samt hold af husdyr.

Have 80 – nyt kontor
Vi arbejder fortsat med at overtage have 80, og forventer at købe den som nyt kontor snarest. Det vil forbedre mulighederne for mindre sociale arrangementer i foreningen betydeligt, samt understøtte det løbende bestyrelsesarbejde.

Vejledning til havevandringerne
Der er kommet nogle klager over hækvandringen i år. Vi har drøftet hvordan vi kan gøre det tydeligt, hvad de gældende ordensregler dækker over, så der ikke er nogen overraskelser når vi kommer forbi. Der vil komme et skriv ud om dette. Indtil da kan vi henvise til ordensreglementet.

Hækplanter – vi lærer af erfaringerne fra i år
Der er kommer hækplanter- de blev ikke uddelt helt efter hensigten. Det retter vi op på til næste sæson, så alle får hvad de har bestilt.

Vandlukning
D. 28. oktober bliver vandet lukket. Husk at have havelågen åben, så vand-holdet kan komme til. Der kommer snarest en vejledning i hvad man skal gøre når dert åbnes eller lukkes for vandet.

De bedste hilsner, på vegne af bestyrelsen-


Referat fra bestyrelsesmødet d. 20. september

Opfølgning på gamle punkter:

udhængsskabene er kommet op overfor toiletterne.

Vi anvender skabene til at dele info, som alternativ til de mindre tavler der tidligere har været på hver P-plads. Der vil desuden være et skab som kan anvendes af alle, hvor vi alle kan dele hvad vi har lyst til, med hinanden.

– Containerne til sorteret affald (plastic / glas / metal og pap/papir er blevet flyttet, og kan findes på P2 og P4. På P2 står der kun ”glas” på den ene. Det vil snarest blive rettet. Den må anvendes til både glas/plast metal.

– Vi har haft kontakt til parkeringskontrollen. De har lovet at de vil besøge os udenfor normal arbejdstid. Så sørg for at parkere på P-pladserne.

– Det lykkedes os at få endnu en aftale med havekonsulenten. Han kommer d. 29/9 og fortæller om kompost og jordforbedring. Vi mødes i kontoret have 36.

– Måske du også har set: VI moster æbler i weekenden, kom og vær med.

Nye punkter:
– Vi arbejder på at købe have 80, og etablere denne som ny kontorbygning. Det vil skabe flere muligheder for at understøtte mindre sociale arrangementer, og give bedre omgivelser for bestyrelsesarbejdet. Vi forventer at gøre det udgiftsneutralt, ved bl.a. at sælge have 36. Kan det ikke gøres udgiftsneutralt, vil det selvfølgelig komme op på generalforsamlingen, så et budget kan blive aftalt.

– Vi planlægger at holde sæsonafslutning med bål d. 27. oktober kl. 15.00. Opslag om dette følger, men forvent hygge, kaffe, kage og måske snobrød og pølser. Vi vil flytte bålet i år for at rede beboerne i bunken ???️??. Dette beder vi nok om hjælp til i dagene op til, så skriv det bag øret hvis du kan hjælpe.

– Vi har drøftet opsætning af individuelle vandmålere pga. årets vandudgift. Vi har vurderet at omkostningen ved dette langt vil overstige en besparelse på vandforbrug. Vi forholder os til at denne sommer har været meget anderledes i vandforbrug, og vil ikke igangsætte forhastede tiltag. I forbindelse med kloakering, vil der være mulighed for at gøre dette mere økonomisk effektivt. Gentager det sig næste år vil det komme op til vurdering igen.

– Vi forventer at nedsætte en bygge-støtte-gruppe. En af bestyrelsens opgaver er at følge byggerier, for at hjælpe med at alt laves hensigtsmæssigt og lovligt. Så er du i gang med at bygge, eller har du planer herom, så kan du forvente at det banker på havelågen. Vi håber I vil tage godt imod tiltaget.

– Vi giver lyd på sms/mail når jeres bestilte hæk og kompost ankommer.

Derudover har vi fat i flere administrative opgaver som vi ikke vil kede jer med.


Referat bestyrelsesmøde  og 22 og 29 august 2018

Kære alle
Så er der igen en opdatering fra bestyrelsen. Vi har ikke haft et, men to møder de sidste to uger, da der var en del vi skulle ordentligt til bunds i. Det tror vi så vi er nu

Til orientering:

  • Vi har fået nye udhængsskabe, til at dele relevant information. De bliver hængt op ved toiletterne, så her kan I for fremtiden orientere jer. Skabene fungerer som erstatning for de opslagstavler der har været på hver enkelt P plads.
  • Det første nyhedsbrev er udsendt pr. mail. Vi har modtaget 60 svar på at det er modtaget og læst, så det er vi meget tilfredse med. Nyhedsbrevet vil for fremtiden også blive hængt op i de nye udhængsskabe.
  • Der er havevandring d. 22. og 23. september mellem kl. 10 og 14, så sørg for at din låge er åben. Din hæk skal være luget OG klippet.
  • Samme weekend har vi lejet et æblemosteri, mere om dette snarligt. Du kan allerede nu begynde at gemme flasker til din most
  •  Det er tid til at bestille hækplanter. I år kan du vælge mellem liguster og agnbøg. Vær opmærksom på at en hækside skal være samme type hæk. Du kan bestille til mandagsvagterne mellem 18 og 20, du skal oplyse hvor mange meter hæk, samt hvilken sort du ønsker.
  • Vi forventer at containerne til sorteret affald snarligt flyttes til P2 og P4. Vi er i kontakt til kommunen.
  • P-kontrol er gået i gang, men der er ikke mange rapporter om at de er spottet herude. Vi tager fat i kommunen og opfordrer dem til at komme her, især i weekender.
  • Ved du om du har en postkasse? Det er vores indtryk at det kun er få haver der anvender postkasserne. Vi vil derfor gerne optimere pladsen. Du kan hjælpe ved at tjekke om der hænger en postkasse til dit havenummer, og hvis du ikke bruger den, er det er stor hjælp at du fjerner den. Ønsker du at beholde din postkasse, så send os gerne en mail.
  • Der sker en masse på P2, da vi forsøger at optimere vores skraldesystem. Der er bl.a. kommet en plads til storskrald. Det vil være en stor hjælp, at I orienterer jer om hvad der er storskrald, før i anvender pladsen. Vi opfordrer desuden til at man ikke smider sine ting, men lægger dem ordentligt, så det er nemt for alle at komme til. Der følger mere information om affaldssortering på P2.
  • Markering af P-pladser er fortsat i gang, det samme er optimering af P1.
    Vi forsøger at planlægge endnu en temadag med havekonsulenten, opdatering følger.
    I år forventer vi at der igen vil komme hestemøg, som alle kan benytte i haverne. Det vil blive placeret på P2 og P4.
  • Og sidst men ikke mindst, tak for en fantastisk sommerfest. Og tak til alle de frivillige kræfter, som fik det til at fungere. Vi glæder os allerede til næste år.

De naturligste havehilsner, på vegne af bestyrelsen

Referat bestyrelsesmøde 26 juli 2018

• Parkering og p kontrol
P-zone skilte er kommet op og p-kontrol er i gang.
Vi arbejder med en samlet plan for p-pladserne, med udvidelse af plads til biler, flytning af P-skilte så de bliver mere synlige,og udvidelse af affaldsøer med affalds-kuber på p2 og p4 samt et nyt storskraldsområde på p2 .
Der ligger en plan for p1 der vil blive sendt til ”høring ” hos haver omkring p1 indne for kort tid.
Vi starter snarest med P4 og p5 – fjernelse af hæk, flytning af skilte og inddeling i båse

• Storskraldsområde på p-2
Der er lavet en aftale om fast afhentning af storskrald fra pladsen til højre for containeren på p2. Start d. 9. august og derefter om torsdagen hver 14. dag
Vi arbejder på at få etableret et storskraldsområde med nuværende container + afmærket plads til storskrald hvor det bliver afhentet hver 14 dag + sted hvor man kan sætte genbrugsting andre bare kan hente.

• Indkørsel -Oprydning i skilte 
Kommunen vil få flyttet skilte ved indkørslen til haveforeningen.

• Affaldsbeholdere til papir og glas/metal/plastic
Affaldskuberne på p1 vil blive flyttet til p2 og vi vil få et sæt mere på p4.
I den forbindelse skal der studses træer ned langs hovedgaden op i 4,5 m højde, så affalds lastbilen kan komme forbi .Vi informer berørte havejere

• Nyt fælleshus
Vi er ved at undersøge nogle meget lovende muligheder for at foreningen kan overtage en have i nærheden af fælleshuset ved p3. Det skal erstatte kontoret i have 36, men kan bl.a. også give mulighed for at få noget der ligner et indendørs fælleslokale

• Postkasse område
Vi undersøger hvem der bruger postkasserne . Bruger du ikke din så tag den meget gerne ned. Formålet er at få flyttet postkasserne helt væk fra pladsen.

• Udhængsskabe
Vi har indkøbt tre udhængsskabe som bliver hængt op på containeren ved fælleshuset.
Det skal gøre det lettere at hænge opslag op for bestyrelse og medlemmer.

• Persondataforordning
Vi skal udarbejde procedurer for håndtering af persondata i forbindelse med persondataforordningen – vi har nedsat en arbejdsgruppe.

• Kommunikation
Status på indsamling af kontaktoplysninger telefonnumre og mailadresser
vi er næsten i mål og I vil snart udsende et nyhedsbrev på mail

• indkøb af telt
Vi har indkøbt et nyt telt på 4 X 8M som erstatning for det nedslidte telt vi har i forvejen. Skal bruges bl.a. til sommerfesten

• Arbejdsopgaver der kan udføres på de kommende arbejdsdage
Studsning af træer langs hovedgaden
Flytning af sten til p-opmærkning
Etablering af storskraldsplads / genbrugsplads
Etablering af p1
Nedtagning af telt efter sommerfest (12. august)
Opgængning af udhængsskabe

• Forslag til nye initiativer
Vi vil gerne have lavet en velkomstfolder til nye medlemmer i foreningen
Vi vil gerne arrangere en æblemosterdag når æblerne er modne
Vi vil gere arrangere et besøg af havekonsulenten i efteråret omkring et emne, på samme måde som vi havde om hække
Digitalisering af mapper – vi vil gere have digitaliseret alle husmapper da det i mange tilfælde er den eneste kopi der findes af diverse dokumenter

• Øv fra bestyrelsen:
Bål i haverne – der er bålforbud p.gra af tørke!!!
Man kan ringe til 114, hvis man ser et bål i en have, så kommer brandvæsenet ud og påtaler.
• Haveaffald bliver smidt mærkelige steder.
Senest ved indgangen til skovstien og i bestyrelsens have!!!!! Haveaffald skal afleveres på genbrugspladsen f.eks i lisbjerg, eller opbevares i haven til der kommer haveaffaldscontainere.
Man kan også kompostere det selv og bruge det til jordforbedring.

Referat bestyrelsesmøde 21 juni 2018
Så er orienteringspunkterne fra sidste uges bestyrelsesmøde klar:

– Vi måtte aflyse Sct. Hans pga. bålforbuddet. Vi håber alle fik besked, og fandt en anden god fest.

– Vi er i gang med at optimere mængden af P-pladser. Der er lavet markerede båse på P-3, og vi arbejder på at få det lavet på de øvrige pladser.

– Der arbejdes på at optimere P1, i forsøg på at undgå at den bliver anvendt til affald. Der er en arbejdsgruppe i gang med dette. Der vil sandsynligvis blive opslået en ekstraordinær arbejdsdag. Så hold øje hvis du vil hjælpe med at gøre p-1 bedre. (Har du allerede haft en arbejdsdag, må du gerne være med alligevel ? )

– Der vil komme to yderligere affaldssorteringskuber til foreningen. Vi forventer de kommer til at stå på P-2 og P-4. Vi er i dialog med kommunen om dette.

– Vi arbejder på en procedure for misligholdte haver. Det gøres i et forsøg på at minimere forladte haver som er til gene for omkringliggende haver.

– Der er blevet udtrukket præmiehaver i samarbejde med Moeslund Haveforening. Det var et par hyggelige dage, med besøg i forskelligartede haver.

– Vi har haft besøg af en have konsulent som gav råd om vores hække. Vi oplevede det var en succes, og forestiller os at det er værd at gentage.

– Sommerfesten er ved at blive planlagt i samarbejde med aktivitetsudvalget. Hold øje med opslag som snarligt følger.

– Mandage i tidsrummet 18-20 er kontoret åbent (ferielukket i uge 28 og 29). Der kan forekomme ventetid, især hvis man kommer kl. 18.00. Det kan hjælpe at komme efter 19.00, da vi ofte oplever mere luft på dette tidspunkt. Vi forsøger at give os god tid til alle der kommer med spørgsmål, så hav tålmodighed med os hvis du kommer forbi.

De bedste sommerhilsner, Bestyrelsen

Referat fra bestyrelsesmødet 23-05-2018
Kære alle
Så har vi igen haft bestyrelsesmøde, og vil orientere jer om hvad der har været på dagsordenen og kommende arrangementer:

– Vi brugte noget tid på at fordele ansvarsopgaver imellem os, så det er tydeligt for os hvem der skubber på hvad.

– Ang. Parkeringskontrol har vi kontakt med kommunen, og forventer et snarligt udspil fra deres side. Det er vores oplevelse at det allerede er blevet bedre, med det resultat at det kan knibe med at finde parkering. Så optimering af parkeringsmuligheder er også et punkt vi er opmærksomme på. ???

– Vi har lavet en fond til forskønnelse af foreningen og sociale arrangementer. Hold øje med opslag om detaljerne på dette. ?

– Vi er godt i gang med at varetage de punkter vi har lovet på GF, det sidste punkt med at lave vejene er der nu sat navn på, så det vil også komme i gang. 

– Planer for at anvende SMS og mail som info til jer er på springbrættet, så hold øje med jeres inboks. 

– Loppemarket d. 19. juni var en stor succes som vi gerne vil støtte igen. Stort klap på skulderen til Carsten for det gode initiativ. 

– Vi arbejder på snarligt at få sat skilte med kort af foreningen op ved to af indgangene til foreningen. Dette så besøgene (og vi selv!?) kan finde de rigtige havenumre OG så der ikke er tvivl om køreveje og stier. 

OBS havevandring er d. 2. og 3. Juni mellem 10.00 og 14.00. Det betyder at vi skal kunne komme ind i din have, og at din hæk skal være luget senest kl. 10.00 d. 2. juni. Vi går altid 2 og 2 sammen. 

– D. 23. holder vi skt. Hans, hold øje med opslag!! ?

– Datoen for sommerfesten er flyttet til d. 12. august. Dette bliver rettet på de opslag vi har hængt op.

De bedste sommerhilsner, bestyrelsen